עונת מסיבות הסיום

בשבוע שעבר השתתפתי במסיבת סיום בבית ספר. האירוע היה מוצלח ומרגש. כל מי שיש לו ילדים, נכדים, אחים, אחיות או בני זוג במערכת החינוך – יבין על מה אני מדבר. גם מי שבא להשתתף באירועים הללו בעבר – יבין במה מדובר.

אם התמזל מזלכם, ובית הספר אליו הוזמנתם הוא מצטיין יגיע לטקס גם את ראש העירייה ואז הברכות בטקס הזה מתנהלות בערך כך: "כבוד ראש העיר, מחזיק תיק החינוך בעירייה, מנהל האגף לבתי ספר, מנהלת מחלקת החינוך בפועל, מנהלת מחלקת החינוך שנמצאת בחופשת לידה ובכל זאת באה לכבד אותנו, צוות המורים, הורים, בוגרים יקרים קהל נכבד".

כעת אמרו את המשפט הזה בקול רם, מדדו כמה זמן לוקח לומר את המשפט הזה, ועכשיו הכפילו במספר הנואמים.

"טקסים" במיוחד במערכת החינוך – הוא המושג הראשון בתחום הפקות האירועים שלומד כל בר דעת מיום שהוא עומד על דעתו. כל טקס שהוא ישתתף בו אח"כ, יתייחס לחוויה שהייתה לו בזמן שהוא היה באירועים הללו במסגרת ביה"ס. מדובר בטקסי ימי זיכרון, טקסי סיום וכל אירוע אחר שבו נדרש הקהל לעמוד או לשבת זמן ממושך.

ב"טקסים" הללו חושבים כמעט על הכל: מורה מחוננת שתכתוב את התוכן, במאי מחונן אף יותר ממנה, תוכן מתאים, ריקודים בתלבושות מרהיבות, הקמת במה, הגברה, תאורה, תפאורה, הצללה, כיסאות וכו' . אך נדמה שרק דבר אחד שוכחים – את הלקוח. אותו אדם שמוזמן לאירוע ויושב בקהל. זה יכול להיות תלמיד, הורה, או סבא של אחד הילדים. גם אם יקיימו את ה"טקסים" הללו 200 שנה, עדין יחזרו על אותן השגיאות.

דוגמא: הוקמה במה – מצוין. האם האדם שתכנן והקים את הבמה הזו חשב ב"חשיבת לקוח" (מה שמכונה בשפה המקצועית Think customer) ? כאשר מאות האורחים יושבים- האם רואים את הבמה גם מהשורה האחרונה (או שהבמה הוקמה בגובה נמוך) ? , האם מישהו שואל את עצמו מהו הזמן האופטימלי שבו קהל יכול לשבת ולהקשיב ?

בזמן המופע שהכינו הילדים צריך להזיז את התפאורה כמה פעמים, הזזת תפאורה בכל פעם אורכת כדקה, האם נלקח בחשבון הזמן שבו הקהל ימתין רק להזזת התפאורה ? האם נלקח בחשבון זמן התקלות ? לדברים הללו יש מושג וקוראים לו "תקורה".

בתחום הכלכלה, תקורה היא ההוצאות העקיפות הכרוכות בניהול עסק – כל ההוצאות מלבד כוח אדם וחומרי ייצור. ומה עם תקורה ל"הוצאות העקיפות" ללוח הזמנים לאירוע או לטקס: איחור בהגעת הקהל, ותקלות טכניות.

בדוגמא של טקס סיום בבית ספר, צריך לנהל כמה מאות תלמידים שלא תמיד העניין הזה מעניין אותם, ועוד כמה מאות אורחים. זהו אירוע מקצועי לחלוטין על כל המרכיבים שלו.

כעת נותר לתרגם את המסקנות הללו לתחום העסקי לאירועים ולטקסים שאנחנו מקיימים.